Im unternehmerischen Bereich trifft man schnell auf Begriffe und Abkürzungen, unter denen man sich nichts Konkretes vorstellen kann. Was versteckt sich beispielsweise hinter den Kürzeln BPM und GPM und wie läuft eine Prozessoptimierung im Betrieb überhaupt ab? In diesem Beitrag erfahren Sie, wie die kontinuierliche Verbesserung von Geschäftsprozessen in der Praxis realisiert wird. Denn von diesem Wissen können gerade auch KMUs profitieren, die laut Umfragen von dem System zwar überzeugt sind, dieses aber wegen des gefürchteten Mehraufwands nicht einsetzen.

Die Grundlagen: Was ist Prozessoptimierung?

Die Abkürzung GPM steht für Geschäftsprozessmanagement, im Englischen spricht man auch vom Business Process Management (BPM) – damit ist also die Prozessoptimierung gemeint. Diese ist ein Bemühen, Geschäftsabläufe im Unternehmen effektiv zu gestalten, um damit die Produktivität und den Umsatz zu steigern oder weitere Unternehmensziele, wie eine bessere Kundenausrichtung, zu erreichen. Teil des umfassenden Prozessoptimierungsfelds sind grundlegende Methoden und Konzepte, Analysen und Steuerungsvorgänge von Teilschritten, sowie die Einführung und konkrete Umsetzung im Unternehmen. Dabei muss die gesamte Wertschöpfungskette betrachtet werden, zu deren Gliedern sowohl Menschen wie Mitarbeiter, Führungskräfte und externe Partner als auch Systeme wie Maschinen, Software und die IT-Infrastruktur gehören. Um die Sache zu vereinfachen, kann man sich dabei die grundlegende Frage der Prozessoptimierung vor Augen führen: „Wer macht was, wann, wie und womit?“ Um das Reiterations-Konzept dieser Methode erkenntlich zu machen, werden im Folgenden die unterschiedlichen Phasen der Prozessoptimierung kurz erläutert. Wer neben diesen Phasen mehr über die Funktion und die Vorteile von BPM lernen möchte, kann sich bei der SER Group bestens darüber informieren.

Wiederholung der Optimierung führt zu Verbesserung der Prozesse

Die Prozessoptimierung ist ein methodisches Verfahren, das in der Praxis mit digitalen Tools softwaregestützt realisiert wird. Allerdings handelt es sich nicht um ein einmaliges Ereignis, nach dessen Abhandlung die Prozesse im Unternehmen reibungslos laufen. Denn mit der Zeit verändern sich nicht nur die Prioritäten des Betriebs sondern auch des Marktes. Zusätzlich kommen neue technische Innovationen und Trends hinzu, die die Prozessoptimierung notwendigerweise zu einem fortlaufenden Unterfangen macht – die Optimierung ist daher nie ganz abgeschlossen.

Die Anwendung von Prozessoptimierung stellt daher in der Regel einen Kreislauf dar, der sich in unterschiedliche Phasen einteilen lässt.

Die üblichen Phasen des Lebenszyklus von BPM

Eine einheitliche Definition der einzelnen Phasen gibt es nicht: Aufgrund der vielen möglichen Systeme, Anwendungen und Strategien der Prozessoptimierung gibt es unterschiedliche Auffassungen, welche Schritte zu dem Verfahren gehören oder nicht – jeder Experte hat hier seine eigene Meinung und sein erprobtes Konzept.

Eine Variante, die sich häufig im Alltag von diversen Unternehmensarten und -branchen zeigt ist:

Modellierung – Fokus auf spezifische Prozesse

Unabhängig davon, ob in einem kleinen Büro oder im großen Konzern: In jedem Betrieb gibt es viele Prozesse mit unterschiedlicher Relevanz. In der ersten Modellierungsphase werden daher zunächst diejenigen Abläufe ausgewählt, auf die man sich fokussieren möchte. Sie werden definiert und nach den individuellen Gegebenheiten und Wünschen des betreffenden Unternehmens beschrieben – der Sollprozess wird festgelegt.

Implementierung – der Prozess wird getestet

In dieser Phase werden die ausgewählten Prozesse dokumentiert. In der Praxis bedeutet dies, dass die Abläufe in die Software aufgenommen werden, um sie später in die gesamte Prozesslandschaft einzubinden. Mitarbeiter und Maschinen verfahren nun nach den neu festgelegten Parametern – oder die Automatisierung von Teilschritten wird erprobt.

Überwachung – Informationen für Optimierung sammeln

Sobald das neue Prozessmodell in die Tat umgesetzt wird, geht es um die Überwachung. Diese Phase gehört zu einer der wichtigsten Steuerkomponenten der Prozessoptimierung, da in diesem Schritt alle wichtigen Informationen für eine spätere Optimierung aufgezeichnet werden. Genaue Sensoren und moderne Anwendungen ermöglichen bei der Überwachung zeitnahe und präzise Ergebnisse, die bei einem manuellen Verfahren nur schwer möglich wären.

Analyse – Abgleich der beiden Situationen

Nun werden die erfassten Daten aus der Überwachung ausgewertet. Die Feststellung der Ist-Situation gibt dem Unternehmen Hinweise auf mögliche Engpässe und die aktuelle Ressourcenauslastung. Mit dem Abgleich der zuvor modellieren Soll-Situation können detaillierte Reportings aufgestellt werden, die die Schwachstellen aufzeigen.

Hinweis: Die gleichen Daten können bei unterschiedlichen Zielen auch zu unterschiedlichen Verbesserungspotenzialen führen. In nahezu allen Fällen ist die Leistung und die Zielerreichung ein grundlegendes Bewertungskriterium der Prozessoptimierung – meist werden auch die Gesamtlaufzeit und die Gesamtkosten festgehalten.

Optimierung – Implementierung von Maßnahmen

Die Maßnahmen der reinen Optimierung sind nur ein kleinerer Teil eines großen Ganzen. In dieser Phase werden anhand der gewonnen Erkenntnisse aus dem zuvor vorgenommen Vergleich Verbesserungsmaßnahmen und Vorgaben für die Gestaltung von neuen Geschäftsprozessen abgeleitet. Dabei werden mehrere Lösungen entworfen und in einer Simulation ausgeführt. Teilweise können bei der Optimierung Prozessen zusammengeschlossen oder Teilschritte automatisiert werden – unnötige Eingaben und Übergänge werden aus dem Ablauf eliminiert. Je nach Unternehmen unterscheiden sich die Praxismaßnahmen, die final implementiert werden.

Reiteration und neue Modellierung – der Kreis schließt sich

Die Folge der Optimierung ist eine Anpassung der Prozesse – und somit eine erneute Modellierungsphase. Der Kreislauf der Prozessoptimierung wird also geschlossen. Wichtig für ein Gelingen dieses Zyklus ist es, dass alle Phasen berücksichtigt werden, um die Fortschritte und kontinuierliche Effizienzsteigerung der Prozesse messen zu können.

Die Prozessoptimierung bietet eine flexible Anpassung der internen Strukturen auf die eigenen Unternehmensziele und die aktuelle Marktsituation. Der fortlaufende Kreislauf des Verfahrens hält das Unternehmen dabei stets in Bewegung, um die möglichen Vorteile langfristig zu erreichen. Ein Einsatz lohnt sich dabei nicht nur für größere Betriebe sondern auch für viele Mittelständler – in der Praxis werden die enormen Potenziale, wie ein effektive Nutzung der begrenzten Ressourcen zu einer Profitsteigerung, jedoch leider selten ausgeschöpft. KMUs sollten daher eine Investition im Bereich der Digitalisierung wagen, denn diese kann sich schnell nach einigen Zyklen der Prozessoptimierung amortisieren.