Viele Unternehmen setzen heute Fremdfirmen ein. Externe Dienstleister eignen sich in vielen Fällen für die Übernahme bestimmter Aufgaben und stellt oft einen Kostenvorteil für Unternehmen dar. Auch Unternehmen die in bestimmten Bereichen nicht über entsprechendes Eigenpersonal verfügen, können von externen Dienstleistern profitieren.

Doch mit den Vorteilen gehen auch Risiken einher. Gerade, wenn sich fremde Mitarbeiter nicht im jeweiligen Unternehmen auskennen kann es zu unterschiedlichen Konflikten und Problemen kommen. Wie kann Fremdfirmenmanagement hier helfen?

Potenzielle Risiken und Gefahren lauern an vielen Stellen

Sofern er einen externen Dienstleister mit einer Tätigkeit beauftragen will, darf er kein unnötiges Risiko eingehen. Neben der allgemeinen Verkehrssicherungspflicht trägt er auch die Verantwortung zur Einhaltung der Arbeitsschutzbestimmungen. Entsprechende Unterweisungen sollten nicht erst kurz vor Beginn der Tätigkeit, sondern so früh wie möglich durchgeführt werden. Potenzielle Risiken lauern an vielen Stellen, wenn betriebsfremde Personen in die eigenen Geschäftsprozesse involviert sind. Das geht vom Verwechseln von Zuständigkeiten und Befugnissen bis hin zum Verletzen bestimmter Sicherheitsbestimmungen. Fremdmitarbeiter müssen daher unbedingt über die Abläufe und Betriebs-spezifische Gefährdungen aufgeklärt und unterwiesen werden. Als Arbeitgeber ist man nicht nur für die Gesundheit und Sicherheit der eigenen Mitarbeiter verantwortlich, sondern auch für alle Personen, die sich rechtmäßig auf dem Firmengelände aufhalten. Neben Besuchern, Kunden oder Geschäftspartnern zählen zu dieser Personengruppe auch Mitarbeiter von externen Dienstleistern.

Rechtssicherheit mit Softwareunterstützung gewährleisten

In vielen Bereichen ist Softwareunterstützung heute nicht mehr wegzudenken. Mit innovativen Softwarelösungen lässt sich das Fremdfirmenmanagement stark vereinfachen und das Risiko von Konflikten oder gar Unfällen minimieren. Dies wird möglich, indem stets gewährleistet wird, dass alle relevanten arbeitsschutzrechtlichen Prozesse beachtet werden. Um maximale Sicherheit zu gewährleisten, ist darüber hinaus eine Absprache beider Arbeitgeber unumgänglich. Spezielle Fremdfirmenmanagement Software erlaubt es sich mit externen Dienstleistern zu vernetzen und Informationen auszutauschen. Durch die Software wird zudem auch sichergestellt, dass der Arbeitgeber der Fremdfirma seinen Mitarbeitern eine Gefährdungsbeurteilung der jeweiligen Tätigkeiten durchführen kann. Alle dazu relevanten Informationen kann er aus der Software entnehmen. Alle Daten können innerhalb der Software dokumentiert, verwaltet und kontrolliert werden.

Software stellt ordnungsgemäßen Ablauf aller Prozesse sicher

Arbeitsschutz ist ein sehr wichtiges Thema, welches leider noch immer von vielen Unternehmen nicht richtig umgesetzt wird. Um die Abläufe zu vereinfachen und alle relevanten Informationen zentral zur Verfügung stellen, eignen sich Softwareprogramme zum Fremdfirmenmanagement ideal. In Zukunft wird sich der Arbeitsmarkt im Zuge der Digitalisierung weiter diversifizieren. Der Einsatz von Fremdfirmen und externen Dienstleistern wird also tendenziell zunehmen. Neben dem Vertrauen zum jeweiligen Dienstleister ist ein gutes Fremdfirmenmanagement unerlässlich. Es ist in jedem Fall ratsam, eine Softwareunterstützung für Fremdfirmenmanagement einzusetzen, um rechtlich auf der sicheren Seite zu sein. Bei Missachtung arbeitsschutzrechtlicher Bestimmungen drohen nicht nur empfindliche Geldstrafen, Leib und Leben von Menschen stehen dabei auf dem Spiel. Durch eine spezielle Software für Fremdfirmenmanagement ist jederzeit sichergestellt, dass Einweisungen, der eigentliche Einsatz sowie die Koordination und Überwachung aller Beteiligten ordnungsgemäß ablaufen können.